Administração de Compras por Paulo A. Vasconcelos


Mudança de Operador

Mudança de Operador

 

O Jornal O Estado de São Paulo na edição de hoje, 01/05/12, Traz uma noticia que o governo esta estimulando a troca de operadores em dois aeroportos recém-privatizados – Viracopos e Brasília – objetivando a tingir metas de qualidade e eficiência da operação.

 

O que isso tem a ver com Procurement?

 

O processo de privatização pode ser considerado como um outsourcing de uma determinada atividade, o que é algo aonde Procurement vem atuando há muito tempo.

 

O artigo diz que a empresa governo reclama de uma situação que ela mesma criou ao fazer um edital voltado a atrair o maior número possível de concorrentes, mas, aparentemente, não foi específico ou claro sobre as metas de qualidade e eficiência – o SLA está mal definido.

 

Qual área de Procurement já não se deparou com essa mesma situação? Há sempre uma razão de urgência para justificar uma especificação incompleta; um SLA omisso que depois geram desgastes no relacionamento das empresas; revisão de preços e serviços aquém do desejado.

 

Este caso é mais uma confirmação de que um bom processo de Procurement começa com especificações/ requisitos claros e bem definidos, com fornecedores adequadamente pré-selecionados de maneira a termos o maior grau de competividade possível, dentro dos parâmetros éticos exigidos pela boa governança empresarial.

 

A avaliação objetiva das propostas, com o uso de ferramentas de análise que minimizem a subjetividade é também um componente importante para a escolha de um fornecedor capaz de atender as necessidades da empresa compradora.

 

Naturalmente, o processo só será completo se o contrato refletir todas as exigências e compromissos acordados durante as fases anteriores.



Escrito por Paulo Vasconcelos às 09h31
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O Diabo mora nos Detalhes

O Diabo mora nos Detalhes. O que é Compras se não Detalhes

 

A frase acima é uma tradução livre de um dito de humor inglês sobre a atividade de Compras a qual, entretanto, transmite bem a importância que os Detalhes possuem para nós, Compradores.

Em qualquer área da Empresa os Detalhes são relevantes, mas talvez em Compras eles tenham uma importância ainda maior.

Especificações ligeiramente diferentes, condições de pagamento, garantia e/ou SLA´s(Service Level Agremment) distintos, entre outros aspectos podem levar a aquisição de Bens e/ou Serviços com pior qualidade e/ou preço.

O recebimento de especificações claras e bem definidas pela área de Compras é um primeiro passo para um processo de sucesso.

A geração desses requisitos é de responsabilidade do solicitante (usuário), mas Compras pode e deve induzi-los a fornecer as informações com o adequado conteúdo para o correto desenvolvimento do processo de Aquisição.

O uso de “templates” padronizados é uma boa ferramenta nesse sentido. Cabe a Compras implementar seu uso.

A Criação desses “templates” poderá demandar um esforço por parte dos Compradores, que se beneficiarão pela simplificação do processo.

Os Requisitantes poderão ser, inicialmente, refratários a idéia, mas perceberão que essa ferramenta ajudará na organização da solicitação, evitando que aspectos relevantes do que desejam sejam “esquecidos”.

A avaliação da clareza dos pontos chaves da especificação é outra ação que pode ser feita pelo Comprador. Havendo aspectos que não estejam bem definidos, temos que fazer ver ao Requisitante que o processo não pode ser iniciado sem que haja uma melhora na qualidade das informações.

Haverá sempre a pressão do prazo para a execução do processo de Compras. A experiência mostra que estando às especificações bem definidas, o processo é conduzido em um prazo menor e com resultados melhores.

Assim, cabe aos Compradores “convencer” através de exemplos de casos bem sucedidos, aos Requisitantes revisar o documento apresentado.

A responsabilidade de Compras na análise das propostas/ofertas é ainda maior. Devemos assegurar que as ofertas recebidas são equivalentes / comparáveis.

Vale lembrar, que o objetivo é obter a proposta mais econômica para a Empresa, a qual poderá não ser a de menor preço.

Por exemplo, se uma empresa oferece o produto c produto com Dois anos de garantia a um preço 5% maior que a melhor oferta, essa proposta poderá ser mais vantajosa, caso a extensão de garantia agregue valor para a Empresa, que a de menor preço.

Caberá ao Comprador se assegurar que a análise técnica é coerente, que a precificação atendeu ao solicitado e que na há “armadilhas” nas propostas recebidas.

A leitura atenta das propostas comerciais e, ao menos, uma avaliação rápida da melhor oferta técnica são ações requeridas dos Compradores.

Em todo o processo devemos ser factuais, garantido que as informações estejam claras para todos os envolvidos.

À área de Compras não é permitido “achar”. Se a informação permite várias interpretações, se a unidade de medida não está explicita ou o prazo de entrega não é claramente definido, etc. Devemos buscar com os envolvidos os esclarecimentos necessários, sem optar pela versão que nos parece mais adequada.

Outro “Detalhe” a ser observado é a terminologia empregada entre os envolvidos no processo de Compras. A qual pode gerar mal entendido.

A área de Compras utiliza os termos “Licitação” e “Concorrência” como sinônimos, entretanto, para a área jurídica as duas palavras têm significados bastante distintos. Os Requisitantes, comumente, se referem a “Requisição de Compras” como “Pedido de Compras”.

Um processo de Compras adequadamente conduzido não apenas observa todas as Normas Internas da Empresa e princípios éticos elevados, mas também se preocupa em assegurar que os Detalhes relevantes sejam adequadamente avaliados, garantido a escolha da melhor oferta.

Não é fácil, nem simples, mas factível...

Boas Compras!



Escrito por Paulo Vasconcelos às 17h41
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Processo de Concorrência

No artigo abaixo, o autor trata de questões jurídicas em processos de aquisição pela Administração Pública, a qual, salvo engano ainda se pauta pela lei nº 8.666 de 1993. Entretanto, é possível fazer algumas considerações sobre a forma e cuidados que as Empresas privadas podem ter ao fazer suas aquisições, particularmente se fazem uso do recurso de leilão eletrônico reverso.

A função da área de Compras é, a exemplo do que cita o autor, obter a proposta mais vantajosa para a Empresa, podemos dizer, onde aplicável, a que possuí o menor “Total Cost of Ownership” – TCO, o que não necessariamente significa a proposta de menor preço.Os aspectos de qualidade, prazo de entrega, aderência a especificação técnica, condição de garantia também precisam ser avaliadas no processo de concorrência, para na cairmos no chavão de que o “barato sai caro”.

Há uma tendência, natural, de sermos influenciados pela proposta de menor custo e centrarmos todo o processo de aquisição nesta proposta, deixando de avaliar adequadamente as demais ofertas, o que não deixa de ser mais uma das armadilhas que a área de Compras está sujeita.

Desta forma, nos parece, que em um processo de concorrência ‘convencional’ a análise em separado das propostas técnicas e comerciais, a primeira sendo feita pela área solicitante/ técnica e a última pelo departamento de Compras minimiza a influência do preço ofertado, desde que os ‘técnicos’ somente tenham acesso aos preços depois de concluída a avaliação técnica. Neste caso, a decisão do vencedor será tomada pela combinação das duas análises.

O uso de ferramentas eletrônicas de compras, em particular os leilões de compra, é cada vez mais comum. Inegavelmente, as quais inegavelmente proporcionam bons resultados à Empresa compradora.

Aqui nos deparamos com outro aspecto importantíssimo do processo de Compras – a credibilidade do comprador.

Se o leilão é realizado antes da verificação técnica das propostas, temos o risco de que a melhor proposta comercial não seja aceita por razões técnicas, levando, na nossa visão, ao descrédito do processo pelo Mercado, pois não há garantia de que o resultado seja acatado pelo comprador.

Uma maneira de o comprador eliminar esse problema é primeiro solicitar apenas as propostas técnicas ao Mercado, fazendo uma rigorosa equalização técnica de TODAS elas para, somente então realizar o leilão de preço o que garantirá que o vencedor irá fornecer o produto e/ou serviço de acordo com a necessidade da Empresa.

O processo pode até parecer simples, mas é bastante trabalhoso, particularmente para a área técnica, que necessitará revisar, mais de uma vez, diversas propostas, solicitando ajustes e correções até que as mesmas possam ser consideradas equivalentes.

Assim, qual modalidade de concorrência a ser usada –‘convencional’ ou ‘leilão’ deve ser avaliada a luz do que se deseja adquirir, complexidade e tempo para execução do processo de compras.



Escrito por Paulo Vasconcelos às 15h37
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Armadilhas de Compras

 

O artigo de Aquiles Mosca abaixo reproduzido alerta aos investidores as armadilhas que estão sujeitos ao comprar um ativo financeiro, tratando de conceitos como ancoragem e imprinting.

 

Como isso está relacionado com as atividades dos compradores profissionais ?

 

O que fazem os compradores todos os dias?

Em última análise, compramos ativos (bens/serviços) para as Empresas, ou seja, também estamos sujeitos as mesmas armadilhas mencionadas no artigo.

O conceito de ancoragem faz parte de cursos de negociações. De forma muito simplificada, podemos dizer que o ‘negócio’ será concluído em um valor ‘derivado’ do primeiro preço informado. Este valor servirá de referência durante todo o processo.

Impriting está mais relacionado à nossa capacidade de aprender com o meio.

Interessante notar que o artigo menciona “.... Ao compramos um ativo ...sobrevalorizado, tomamos esse patamar....como referência e o associamos a um preço justo,...”

Nas nossas atividades, a concorrência é uma pequena amostra do mercado, os preços ali informados ‘ ancoram’ o desfecho do processo e ‘aprendemos’ que esses preços representam o mercado.

Para fugir da armadilha, o autor sugere um levantamento amplo do valor do ativo de modo a ter uma avaliação mais abrangente do ativo.

Transportando para a realidade das atividades diárias de uma área de Compras, tendo-se o cuidado de evitarmos, o que chamo de ‘síndrome de Carter[i]’, vejo que processos de concorrência com um número maior de participantes, juntamente com o uso de informações de compras anteriores e de indicadores/índices de preço podem ajudar a uma melhor avaliação das ofertas recebidas.

Boa leitura e boas Compras.

 

 

 


[i] Síndrome de Carter: Reza que o presidente americano Jimmy Carter, quando estudante na Academia Naval de Annapolis, teria ouvido de um professor – "O melhor só não basta"- o que o influenciou profundamente, fazendo com que solicitasse inúmeras análises e estudos antes de tomar decisões. Como conseqüência seu governo ficou caracterizado por tomadas decisões ‘corretas’, mas no tempo ‘errado’.

 



Escrito por Paulo Vasconcelos às 21h40
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